De bedste mødeledere bruger aldrig tid på et dagsordenspunkt, hvor der ikke er fremsendt uddybende materiale forinden. Fordi de ved, at den slags samtaler bliver påvirket af dagsformen i rummet og dermed leder til ukvalificeret samtale.
Af: BetterMeetings
Den tankeproces, den enkelte har, når han udfærdiger et notat eller læser og forholder sig til det, er helt nødvendig for at skabe en samtale af høj kvalitet.
Men ikke alle bilag er lige gode. Her er tre typiske fejl:
1. Bilaget er for langt og tvinger læser til at gennemgå samme mængde materiale, som afsender har gennemgået. Typisk fordi afsender ikke har mod, mening eller mulighed for at tage stilling og skærpe til.
2. Bilaget indeholder kun én mulig vej at gå. Typisk fordi afsender i sit arbejde med oplægget er blevet så afklaret, at hun kun ser én rigtig løsning. Eller bilaget er fra starten lavet for at overbevise modtageren om én bestemt løsning.
3. Bilaget overser at uddybe, hvorfor det er lavet. Dermed er der stor risiko for, at samtalen på mødet løber af sporet. Typisk overses dette, fordi afsender finder det indlysende og selvforklarende.
Alle tre ting bidrager til dårlig dialog på mødet, og man kan med rette spørge, om der overhovedet er grund til at mødes. For dårlig dialog giver dårlig eksekvering.
For at citere en leder fra et tidligere nyhedsbrev
“Når jeg endelig får et oplæg fra et medlem i min ledergrupper, er det et “pistolen-for-panden-oplæg”, som der ikke rigtigt er noget alternativ til”
Det kan kun undgås, hvis man i forvejen er en handlekraftig gruppe med en god mødekultur som sit omdrejningspunkt.
Nogle ledergrupper, som er virkelig gode til dette med bilag, er gået skridtet videre. De beder hver enkelt mødedeltager formulere maks tre spørgsmål til oplægget og fremsende det til mødeleder forud for mødet. Og så er det disse spørgsmål – mere end selve oplægget – der udgør kernen i dagsorden. Disse grupper behøver ikke mange møder for at få ting til at ske!
Se i øvrigt dette tidligere nyhedsbrev om beslutningsoplæg.
Kilde: BetterMeetings
