Både eksternt men også internt i organisationen er mailen en af de mest anvendte kommunikationsformer – og derfor én de færreste har råd til at overse.
Af Rhetorica
En e-mail tegner et billede af dig som afsender, især hvis modtageren ikke har meget andet end mailkorrespondancen at bedømme dig ud fra. Derfor gælder det naturligvis om at fremstå både professionel og høflig samtidig med, at du får kommunikeret dit budskab, så din modtager forstår det – og reagerer efter hensigten.
Nogle mennesker sender flere hundreder om ugen, men det kan være sværere, end de fleste tror. Her får du 5 gode råd til, hvordan du skriver gode og forståelige mails i en god tone.
Fra emnefelt til signatur på 5 minutter
Den gode e-mail begynder allerede i emnefeltet. Du kender selv, hvordan mails forsvinder i indbakken blandt alle de andre, der også er ude efter vores opmærksomhed. Sørg derfor altid at benytte en fængende og sigende beskrivelse af e-mailens indhold.
Det gør det nemmere for din modtager at finde e-mailen igen, og lysten til at læse den hæves betydeligt, når modtageren ved, hvad han eller hun skal til at bruge sin sparsomme (arbejds)tid på. Det er ikke uden årsag, at de fleste e-mailprogrammer spørger dig, om du er sikker på, du vil sende din e-mail, hvis der ikke står noget i emnefeltet.
Kære Skat eller Hej Connie?
Der findes ikke en komplet skabelon for passende e-mailkorrespondance, og en af de ting, der ofte volder problemer, er den indledende hilsen. I et håndskrevet brev dikterer lærdommen, at vi skriver ”Kære” efterfulgt af modtagerens navn. Den regel kan ofte overføres til kunsten at skrive gode e-mails. Skriver du til en relativt ny modtager, hvis navn du kender, kan du sagtens skrive ”Kære Connie Nielsen” og derefter begynde din e-mail. Kender du modtageren bedre, eller har du e-mailet med personen før, benytter de fleste det mere uformelle ”Hej Connie”. Skriver du derimod til en virksomhed eller organisation, skal du dog ikke skrive hverken ”Hej Skat” eller ”Kære Skat”, men derimod ”Til Skat”.
Husk at der IKKE skal sættes tegn efter din åbningsfrase – heller ikke komma eller udråbstegn, som rigtig mange i dag bruger. Det er forkert! Lav i stedet en linjes mellemrum mellem din åbningshilsen og selve e-mailen.
Men skriver du på engelsk, er det korrekt med et komma efter den indledende frase.
Indholdet i e-mailen
Indholdet i din e-mail bør ikke være meget anderledes end i et almindeligt brev. Det vil sige, at du skal skrive præcist, overskueligt, undgå stave- og tegnsætningsfejl og holde en passende tone. Da mange i professionelt øjemed modtagere flere hundrede mails om ugen, er det desuden ofte en god ide, at skære din mail ned til det absolut mest væsentlige. Og har du mere end ét spørgsmål i din mail – som du gerne vil have svar på – kan det hjælpe at sætte spørgsmålene op i punktform. Ellers mister man som modtager hurtigt overblikket.
Tonebrug og smileys
Vær desuden varsom med brugen af smileys, ikke-anerkendte forkortelser og ironi i de første e-mails, da det kan fremstå uprofessionelt og afføde misforståelser. Da der som nævnt ikke er en komplet skabelon for e-mails, kan det tit være en god idé at kopiere den anden parts tone i dine e-mails. Så kommer du ikke helt galt afsted.
Flere undersøgelser viser, at modtageren tolker tonen i en mail ca. 20 procent mere negativt ladet end afsenderens hensigt. Og som du sikkert også oplever, kan der være væsentlig forskel i tonen, om du fx skriver med Skat eller Connie nede fra regnskabsafdelingen. Men det er o.k. Det vigtigste er, at budskabet når frem.
Vedhæftninger og links
Hvis du vedhæfter filer, skal du altid sørge for at skrive det i e-mailen. Skriv både hvad filerne indeholder, samt hvilke filformater du sender – og drejer det sig om tekstfiler, er det mest professionelt at sende dem i pdf. Hvis du sender et link, så skriv hvad hjemmesiden indeholder.
På den måde sikrer du dig, at modtagerens mod og lyst til at åbne filerne eller linksne bliver større. Overvej desuden om indholdet af de vedhæftede filer eller links blot kan kopieres direkte ind i e-mailen, så modtageren ikke skal åbne andet end e-mailen. Gør det let for din modtager at afkode dit budskab.
Afsluttende signatur
Afslut e-mailen pænt og høfligt. Heller ikke her er der nogen rodfæstede regler. Om du vil skrive ”venlig hilsen”, ”med venlige hilsner” eller noget tredje, er op til dig. De fleste e-mailprogrammer kan opsættes til automatisk at indsætte signaturer, så du aldrig glemmer det.
Samtidig gør de automatiske signaturer det muligt at ensarte den kommunikation, der bliver udsendt, hvad enten det er som enkeltperson eller som virksomhed. Ud over at signaturen skal indeholde en høflig afslutning, er det også en god idé at indsætte dit navn, din jobtitel og dine kontaktoplysninger, hvis du sender som enkeltperson.
Kilde: Rhetorica
