Du kigger op på projektoren. Din hals snører sig sammen. Nervøsiteten springer frem på din pande og gør dine håndflader klamme. Oplægget, som du skal holde om lidt, er ikke for sjov. Meget er på spil, både for virksomheden og din egen karriere. Men hvem skal være i fokus? Dig selv eller dine tilhørere?
Af Rhetorica
Tilhørerne i fokus
Hvis du vil have, at dine tilhørere ikke blot skal lytte til dit oplæg, men også tage budskabet til sig og reagere på det, så er vores råd, at du sætter dine tilhørere i fokus. Det skal naturligvis ikke fjerne fokus fra oplæggets egentlige indhold. Men indholdet skal tilpasses modtagerne, og du skal sørge for, at du fanger og fastholder tilhørernes opmærksomhed.
Men hvordan gør man det? Til formålet kan du lade dig inspirere af journalistikken. Mange kender den omvendte nyhedstrekant, den klassiske journalistiske dispositionsmodel for nyhedsartikler, der foreskriver, at journalisten bør starte med det vigtigste (=selve nyheden) og så bevæge sig længere ned i substansen. Tænk på en klassisk avisartikel.
Færre kender den fremgangsmåde, lige så mange journalister bruger; ikke mindst i TV Avisen om aftenen. Modellen stammer (måske næppe overraskende) fra USA og lyder i sin enkelhed ”Hey-You-See-So”. Den er god at bruge, når du skal strukturere dit oplæg, fordi den understreger vigtigheden af at skabe opmærksomhed og ramme dit publikum, inden du går videre til at forklare, hvad du egentlig havde tænkt dig at sige.
Hey!
Se mig! Først skal du skabe blikfang, og blikfanget må gerne overraske, men det skal ræsonnere resten af dit oplæg. Allerede i Antikken vidste de, at indledningen skal virke tiltalende og fængslende (vi kan tale om Cicero i timevis, men skal spare dig for det i denne omgang). Hvis indledningen ikke fænger, ved vi, at tilhørernes opmærksomhed ræser af sted mod andre græsgange. Blikke flakser, telefoner tjekkes, koncentrationen går fløjten, og hele formålet med oplægget (ændre holdninger, opfordre til handling, informere om nye tiltag, investere i nye produkter eller noget helt andet) går i værste fald fuldstændig fløjten.
You!
Det, jeg nu vil fortælle, er virkelig relevant for dig, fordi…! Lynhurtigt skal du stille skarpt på de mennesker, du taler til lige nu. For eksempel var Martin Luther Kings første ord, da han holdt sin berømte I have a dream-tale:
”Jeg er glad for at være sammen med jer i dag om, hvad der vil gå over i historien som den største demonstration for frihed i vores nations historie.” Ingen kan efter den indledning være i tvivl om, at King havde store ambitioner for sig selv og sit publikum. Bemærk, hvordan King egentlig slår sit Hey og You sammen og roser sine tilhørere.
Men det er ikke os alle forundt at have Martin Luther Kings tiltrækningskraft, og du kan ikke være sikker på, at dine kollegaer helt frivilligt bruger en betragtelig del af deres arbejdsdag på at lytte til dig. Inden for det første minut skal du derfor have adresseret, hvorfor det er vigtigt, at de er til stede i dag. Kan du ikke give en god grund, skal du overveje, om du overhovedet bør indkalde til møde. Den gode grund fanger med sikkerhed deres opmærksomhed, og du kan begynde at udfolde substansen i dit oplæg.
See!
Nu vil jeg forklare jer, hvad det hele handler om…! Du skal redegøre for baggrunden for dit oplæg. Fx forklare hvorfor strategien er blevet, som den er, argumentere for de valg og fravalg, der er truffet og løbende underbygge det med tal og eksempler, som du ved, vil gøre indtryk på dine tilhørere.
Intet oplæg kan klare sig alene med en fængende indledning. Substansen skal være på plads. Du bør fokusere dine argumenter. Handler det primært om økonomi? Om gode arbejdsforhold? Om sundhed? Eller om noget helt fjerde? Fokusér derfor på et emne (ellers ender du med at skyde med spredehagl, og det har ingen effekt).
Og hvis du ved, at dine tilhørere har modargumenter klar, hurtigere end du kan åbne for klichéposen og sige ”det er jo en win win-situation”, skal du have udtænkt et godt svar og indarbejdet det i dit oplæg. Det kalder vi retorikere at vaccinere. Så bliver det alt andet lige sværere for kritikerne at påstå, at du ikke har overvejet de negative aspekter. Det virker i sidste ende også langt mere overbevisende, fordi du viser dem, at du grundigt har vendt hver en sten i din søgen efter en fornuftig løsning.
So!
”I det større perspektiv betyder det meget for jer, men også for resten af virksomheden…” Nu kan de store tråde trækkes, og I kan sammen skue mod de store visioners holdeplads, inden du runder af, gentager dit hovedbudskab og slutter af med at fortælle dine tilhørere, hvad det næste helt konkrete skridt, som involverer dem, bliver. Særligt i det mundtlige rum er det ekstremt vigtigt ikke at være bange for gentagelser. Selvom du har gjort et stort nummer ud af at tilpasse budskabet til dine modtagere, husker vi mennesker ikke særligt godt; specielt ikke, når frokostmenuen kalder, dagens to do-liste venter, eller weekendens planer med den lille familie står lige om hjørnet.
Ændret adfærd
Vi springer fem kvarter frem i tiden. Mødet gik godt. Dit oplæg og de mange efterfølgende spørgsmål klarede du uden at ryste på hånden. Dine kollegaer var lydhøre, du fik anerkendende blikke, og de nikkede samstemmende på de rigtige tidspunkter. Vigtigst af alt fik du både rost deres indsats, forklaret dem om de fælles udfordringer, der venter forude, og ikke mindst fortalt dem, hvornår og hvorfor de skal på banen.
Successen skyldes et klart budskab og en klar struktur bygget op efter ”Hey-You-See-So”-princippet. Udbyttet af det klare budskab og den klare struktur: At dine tilhørere kan se, de er en vigtig del af den nye strategi, og at de derfor også gerne ændrer adfærd (bare en lille smule ad gangen), for at nå 1) deres egne og 2) virksomhedens mål.
Kilde: Rhetorica
