Den første arbejdsdag er også den første test af employer brandet. Lever virkeligheden op til de forventninger, som stillingsopslag, karrieresite og rekrutteringsforløb har bygget op? Her får du fire tips til programmet, der skal byde den nye medarbejder velkommen.

Den 31. maj 2021

Skrevet af Kristoffer Kej, Direktør og partner, RelationsPeople, og Kenneth Grothe Toustrup, Seniorkonsulent, RelationsPeople

Det første indtryk er ofte det, man husker. Og det er blandt andet grunden til, at vi hos RelationsPeople om muligt interviewer nogle af de nystartede medarbejdere hos vores kunder, som en del af arbejdet med at rådgive om employer branding. Hos de nyankomne står indtrykket af arbejdspladsen nemlig skarpt, og her har man som arbejdsplads et vigtigt kontaktpunkt med mulighed for at tage godt imod det nye medlem af fællesskabet og lægge et solidt fundament for relationen. Derfor er onboarding en vigtig disciplin. Her får du fire tips til, hvordan du tager godt imod den nye på holdet.

  1. Tal til de grundlæggende psykologiske behov

Møderækken gennem de første dage, personalehåndbog, velkomstbrev, buddy-ordning, blomster, fællesmorgenmad og alle de andre elementer, der kan indgå i onboarding, kan med fordel afspejle tre psykologiske behov, vi alle har i forhold til at trives på en arbejdsplads: autonomi, forbundethed og mestringAutonomi handler om indflydelse og medbestemmelse i alt fra planlægning af arbejdstider til løsning af den enkelte opgave. Altså at man som medarbejder oplever at have styring med sin egen arbejdsdag. Den næste dimension er forbundethed, og den handler om, at medarbejderen har behov for at føle sig forbundet med kollegaer, ledere og med virksomhedens identitet, eksempelvis gennem et appellerende purpose. Medarbejderen har brug for sociale og faglige relationer i virksomheden. Her kan onboarding hjælpe den nye medarbejder med at slå fast, hvem der er nærmeste samarbejdsrelationer, sørge for en tæt kontakt til nærmeste ledere og med at tydeliggøre rollerne på projekterne. Den sidste dimension er mestring og handler om, at medarbejderen har behov for at føle sig brugbar. Har man de nødvendige kompetencer og et tilstrækkeligt fagligt niveau? Her kan onboarding hjælpe med at forventningsafstemme, præsentere mulighederne for faglig udvikling og give god feedback på de første opgaver. De tre dimensioner er vigtige for employer brandet, og det kan være nyttigt at skele til dem i arbejdet med at planlægge onboardingen.

  1. Den nærmeste leder skal i spil

Karrieresite, film og lækre materialer er faste ingredienser i mange employer brands, men det er for medarbejderen mere afgørende, at nærmeste leder er nærværende, når først kontrakten er skrevet under. De fleste har behov for at få afstemt roller, kompetencer, ansvar, resultater og udvikling. Ikke mindst når man er ny i jobbet. Derfor har HR og kommunikation en vigtig opgave i at finde den rette balance mellem den lækre massekommunikation, der trækker nye kandidater til, og den nære ledelseskommunikation, når medarbejderen lander i virksomheden. Tæt kontakt til nærmeste leder med hyppige tjek-ind-møder, forventningsafstemning og feedback bør udgøre et fast spor i programmet. HR og kommunikation kan gøre det lettere for den enkelte leder ved udvikle templates og tjeklister – og ved at følge op med evaluering.

  1. Relevans og timing bør styre planlægningen

Det er mentalt krævende at stemple ind på en ny arbejdsplads. Hvor er printeren, hvad hedder folk, og hvordan griber jeg den første præsentation an? Der er stor risiko for, at al den information, der rammer medarbejderen i løbet af de første dage, drukner i mængden. Derfor er relevans og timing afgørende. Hvis programmet for den første dag tørner sammen med it-politikken, personalehåndbogen, rundvisning på etagen og en-til-en-møder, så giver elementerne ikke udbytte. En preboarding-hilsen fra en leder, om at ’vi glæder os til at se dig snart’, skal ikke blandes med eksempelvis it-politikken og personalehåndbog. I stedet kunne it-politikken passende komme, når medarbejderen får sin computer. Opgaven her er at dosere delene i programmet og placere hver enkelt del i et forløb, hvor det er mest relevant.

  1. Show it don’t tell it

Det er en klassisk læresætning i journalistikken, men også et godt pejlemærke i mødet med en ny arbejdsplads. En kultur skal opleves, ikke læses eller fortælles. Et fladt hierarki oplever man ved at møde den øverste leder, en inviterende kultur kan være blomster på bordet og fælles morgenmad. Er velkomstpakken med adgangskort, computer og telefon klar, og er der en buddy til at hjælpe medarbejderen godt igennem de første uger? Værdier kan man typisk læse om i et afsnit i personalehåndbogen, men der ligger en vigtig formidlingsopgave i at folde værdierne ud som oplevelser i velkomstforløbet.

Hvad fortæller den nye medarbejder om arbejdspladsen i familie og netværk? Husk at det netop er indtrykket af de første oplevelser på den nye arbejdsplads, man deler videre.

Hvis du vil vide mere, kan du også læse: Onboarding: Når dit employer brand rammer virkeligheden