Vores mødekultur er for indgroet til at forandre. Det er hammersvært at ændre mødevaner. Især andre menneskers mødevaner.
I alt for mange organisationer bliver det ved snakken. De 10 mødeprincipper, man sammen fik formuleret på seneste leder-seminar, findes smukt på mødetavlen og under skrivebords-underlaget. Men efter kort tid fortsætter hverdagen som før.
Den kedelige men desværre meget veldokumenterede forklaring kommer her: For at ændre kultur er det nødvendigt at ændre struktur.
Møder er et fantastisk redskab. Det er på møder, man kan koordinere, videndele og kvalificere de handlinger, som driver en organisation fremad.
Det er for tiden populært at regne på, hvad det koster at holde møder. Men hvis man skulle lave samme regnestykke for, hvad det koster IKKE at holde møder, ville man blive forfærdet. Kvaliteten af beslutninger ville falde, det samme ville ejerskab og dermed eksekveringsevnen “ned” igennem organisationen.
Møder er et ledelsesredskab – en arena for ledelse – og det betaler sig at se på det på den måde. Som en strategiske investering (på ca. 15 % af organisationens lønsum*), som man skal have det bedste ud af.
Møder er til de beslutninger og handlinger, der skal koordineres
Placér ansvaret for møder ét sted. Det kan være i HR, ledelses-sekretariat, strategienhed eller hos topledelsen selv. Det er vigtigt, at ansvaret placeres et sted, hvor der er dyb indsigt i den løbende ledelsesrapportering og i organisationens design. For disse ting hænger sammen.
Vælg nogle metrikker, som I vil måle mødekvalitet på og følg op fra topledelsens side løbende. Det er sandsynligvis en af jeres største enkeltstående udgiftsposter, og samtidig det sted, hvor der er allerstørst påvirkningskraft på de handlinger, der sker fra dag til dag.
Der er to strukturelle greb til at optimere mængden af møder
Den mødeansvarlige bør samle et team om sig til at analysere mødekultur. Og resultatet af denne analyse vil ofte medføre ændringer i organisations-diagrammet (arbejdsdeling og referenceforhold) og i ledelses-rapportering/performance management.
Der er nemlig (kun) to strukturelle greb, der grundlæggende kan optimere jeres mødekultur.
Greb 1:
Større handlerum til den enkelte, så mindre skal koordineres
Greb 2:
Gennemtænkte fast tilbagevendende møder, så alle ved, hvornår koordinering kommer til at ske
* En række analyser gennemført over flere år og samlet bl.a. i “The cambridge handbook of meeting science” fra 2015.
På linket nedenfor er en gennemgang af de otte trin, man skal arbejde sig igennem for at finde frem til den mest optimale mødestruktur. Som læser af dette nyhedsbrev har du fri adgang. Kodeordet er “mødekultur”
Bliv ikke overrasket, hvis det viser sig, at halvdelen af jeres møder kan undværes.
Sådan udfordrer du jeres mødekultur – otte enkle trin
Fasthold de gode mødevaner – fælles værktøjer gør forskellen
Møde-systemet WhatGoesUp sætter ”strøm” til de gode mødevaner og sikrer på den måde, at de enkle greb, der er garant for gode møder, anvendes af alle mødeledere.
Se her, hvad WhatGoesUp kan gøre for din direktion
Kilde: Bettermeetings.as
