Medarbejdertrivsel som redskab til forretningsudvikling

Samarbejde om HR-opgaver hjælper til kortlægning af virksomhedens kompetence

Mange mindre og mellemstore virksomheder har behov for at få et overblik og skabe sammenhæng mellem forretningsstrategi og medarbejdernes aktuelle – og ønskede – kompetenceniveau. Opgaven kan synes stor, men ved at involvere VEU-konsulenter får virksomheden tilført de nødvendige ressourcer til at gennemføre processen.

Inger Goul Andersen og Jens Bodelsen er to af de VEU-konsulenter, som tilbyder at løse disse HR-opgaver – vel at mærke uden omkostninger for virksomheden.
–  Vi har en systematiseret proces, hvor vi med afsæt i en dialog med ledelsen omkring de strategiske mål, får kortlagt medarbejdernes kompetenceniveau samt –behov og dermed kan lægge en uddannelsesplan, der skaber overblik, og som giver ledelsen et beslutningsgrundlag, forklarer Jens Bodelsen.

Hos Jydsk Emblem Fabrik i Malling syd for Aarhus har HR- og souschef Inge Marie Junior netop sat arbejdet i gang med hjælp fra netop Inger Goul Andersen og Jens Bodelsen, som i praksis håndterer processen med at interviewe medarbejdere og kortlægge ønsker og behov for efteruddannelse.
– Vi har et ønske om at motivere vores medarbejdere. Vi tror på, at det er med til at fastholde dem og dermed bidrage til en fortsat positiv udvikling i virksomheden.

Det er en mærkesag for os, at det skal være godt at gå på arbejde. Og her kommer tilbuddet om efteruddannelse helt naturligt ind, fortæller Inge Marie Junior.
Den helt store udfordring er tid. Som eneansvarlig for HR har hun ikke mulighed for at løfte den opgave alene.

– I en mindre virksomhed som vores har vi jo ikke tid og ressourcer til alle de møder med medarbejderne. Og vi kender jo slet ikke til alle de muligheder for efteruddannelse, der eksisterer. Derfor er det en rigtig god hjælp, jeg får fra Inger og Jens. Lige nu er vi i gang med kortlægningen af vores medarbejderes kompetenceniveau og sammenholde det med deres ønsker til efteruddannelse. Næste skridt bliver så – i samarbejde med VEU-konsulenterne – at fastlægge en uddannelsesplan for hver enkelt, siger hun.Jydsk Emblem Fabrik har allerede – som en del af sin ISO 9001-certificering – udarbejdet såkaldte kvalifikationsskemaer og dermed kortlagt hver enkelt medarbejders kompetencer. Disse skemaer har VEU-konsulenterne brugt som afsæt for de opfølgende samtaler med medarbejderne.I praksis har VEU-konsulenterne gennemført gruppesamtaler med medarbejderne. Samtalerne er foregået på arbejdspladsen og i de enkelte afdelinger: salg, produktion osv. Og på den baggrund har VEU-konsulenterne kortlagt, hvilke ønsker og behov medarbejderne har til kompetenceudvikling.
– Vi er rutinerede i at spørge ind til medarbejdernes tanker om uddannelse og efteruddannelse og har overblik over de mange tilbud, der findes. Under samtalen kan vi give rådgivning og vejledning til den enkelte, forklarer Inger Goul Andersen.

Enkelt værktøj sikrer medarbejdertrivsel

På reolen bag personale- og souschef Inge Marie Junior står en tyk bog: Jydsk Emblem Fabrik – Håndbogen.
Håndbogen ligger også på virksomhedens intranet, så den løbende kan opdateres:
– Den trykte udgave her er jo stort set uaktuel, når den kommer ud af trykmaskinen, fortæller hun, mens hun bladrer de mange hundrede sider igennem.
– Ideen er, at den løbende opdateres, så alle altid kan finde de aktuelle og relevante informationer, siger hun.

Håndbogen rummer blandt andet virksomhedens personalehåndbog, procedurebeskrivelser, kontrolskemaer og meget mere. I bogen finder man også et lille nyttigt redskab – et ansvarsskema –  som Jydsk Emblem Fabrik bruger til at sikre en klar ansvarsfordeling på alle opgaver.
– Ved hjælp af skemaerne har alle et hurtigt overblik over, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver, samt hvem der er back up. Det giver overblik og tryghed for alle, siger Inge Marie Junior.

Jydsk Emblem Fabrik har lavet et enkelt skema med alle opgaver i alle afdelinger. Listen er lang, men alle ved, hvem der har ansvaret, hvem der er back up og hvem der eventuelt er under oplæring i de forskellige opgaver.
– Det er kun et par dage siden, at der kom en nyansat medarbejder ind til mig og sagde: ’hold da op, hvor er det rart, at der så meget styr på, hvem der gør hvad her’. Det er et meget godt billede af, at det betyder meget – ikke kun for vores forretning – men også for medarbejdernes trivsel, at vi har overblik over alle opgaver, siger personale og souschef Inge Marie Junior.

Skemaerne bliver også brugt i forbindelse med MUS-samtaler.
– Skemaet er en rigtig god måde at gennemgå opgavefordeling og roller, når jeg sidder med en medarbejder. Ofte kan det også være medarbejderen, der bruger skemaet til at nævne nogle konkrete områder, hvor han eller hun godt kan tage et større ansvar eller opgave, siger Inge Marie Junior.