Sociale medier er blevet en del af de fleste danskeres hverdag. Og som medarbejder repræsenterer man både virksomheden og sig selv privat. Det giver en unik mulighed for at tænke medarbejderne som brandambassadører, men også en ledelsesmæssig udfordring i at få sat de rigtige rammer. Sådan lyder budskabet fra Arla, der her giver gode råd til håndtering af medarbejdernes færden på sociale medier.
Af Marie Korsgaard, DANSK HR
Facebook, LinkedIn, Instagram og Twitter. De sociale medier fylder mere og mere i danskernes hverdag. Men de mange muligheder er med til at udviske de klare grænser mellem, hvad der handler om arbejde, og hvad der handler om privatliv. Det stiller krav til lederen i forhold til at hjælpe medarbejderne med, hvordan de sociale medier bør bruges. Og det handler mest af alt om sund fornuft, hvis man spørger HR-direktøren i Arla, Birgitte Beisner.
”Hos Arla har vi tradition for at være åbne. Det definerer også vores holdning til sociale medier. Vi vil gerne indgå i debatter og svare på spørgsmål fra forbrugere og andre, der har interesse i Arla. Derfor har vi heller ikke et langt skriv med et regelsæt for, hvordan medarbejderne må bruge de sociale medier. I stedet har vi lavet nogle enkle principper, som kan hjælpe medarbejderne med, hvordan man kan bruge de sociale medier, når man både repræsenterer sig selv og Arla. Og det kan alt sammen koges ned til sund fornuft,” siger Birgitte Beisner.
Arlas principper for sociale medier handler om, at man skal bruge det at være Arla-medarbejder med omtanke på de sociale medier. Ligesom man generelt skal bruge sin sunde fornuft, når man indgår i debatter eller deler indhold på de nye kanaler. Man må gerne fortælle om Arla som arbejdsplads og om de initiativer, Arla sætter i gang. Arla har derfor lavet principperne for at skabe nogle overordnede rammer, som er lette for medarbejderne at forholde sig til.
”Vi er kun glade for, at vores medarbejdere har lyst til at dele historier om Arla. Det viser blot, at medarbejderne er stolte af at arbejde hos Arla og gerne vil dele det med omverdenen. Men som medarbejder skal man være opmærksom på, hvornår man tager del i mere følsomme debatter, fx af politisk karakter. Så når vi har udarbejdet principperne, er det netop for at sørge for, at vi har klædt medarbejderne godt på til den slags situationer. Og her er det lederens ansvar at hjælpe medarbejderne bedst muligt,” siger Birgitte Beisner.
7.000 brandambassadører
Hos Arla ser man de sociale medier som en ny mulighed for at gå i dialog med forbrugerne. Det er dermed også en mulighed for at komme tættere på forbrugerne og skabe en god relation. Medarbejderne kan være et talerør for Arla, og de kan hjælpe med at sprede Arlas budskaber og nyheder. Og her er troværdighed et nøgleord.
”Det ville være både naivt og nyttesløst at tro, at vi kan styre medarbejdernes færden på sociale medier. Vi vil hellere se det som en styrke at have 7.000 ambassadører, der kan sprede de gode budskaber om Arla. Det giver en helt anden troværdighed, når medarbejderne deler information om Arla, frem for at det kommer fra vores corporate kanaler. I stedet for at se udfordringer i, at Arlas medarbejdere er på sociale medier, er det bedre at se det som en unik ressource,” siger Birgitte Beisner.
Hun opfordrer virksomheder til at udforske det potentiale, der er i medarbejdernes tilstedeværelse på sociale medier. Hos Arla forsøger man at gøre det enkelt for medarbejderne at dele nyheder om Arla. Derfor er man lige nu ved at teste et nyt system, hvor medarbejderne let kan publicere nyhederne på deres egne kanaler. Set med Arlas øjne rummer de sociale medier et potentiale til at gøre medarbejderne til brandambassadører.
Oplever sjældent problemer
Arla har kun få gange oplevet, at medarbejdere har ageret uhensigtsmæssigt på sociale medier. Og når det sker, bunder det ofte i en misforståelse og gode intentioner. Det er derfor ikke et problem, Arla bekymrer sig om. Tværtimod har Arla stor gavn af medarbejderne på sociale medier.
”De negative sager kan tælles på én hånd over det sidste halvandet år. Så det fylder meget lidt i forhold til al den gode dialog. Og ofte ser vi, at det er gjort i en god mening, når en medarbejderne blander sig i en debat, der kan træde nogle over tæerne. Medarbejderen har måske misforstået et emne eller Arlas rolle i en given debat. Her er det lederens opgave at hjælpe med at rede trådene ud,” siger Birgitte Beisner.
Arlas medarbejdere er fordelt på mange forskellige jobtyper. Lige fra mejerister til ernæringseksperter over mælkechauffører og salgsmedarbejdere. Det betyder, at der er stor forskel på, hvordan medarbejderne bruger de sociale medier.
”Vi har stor diversitet i medarbejderstaben, og det giver også forskellige måder at bruge sociale medier på. Den brede sammensætning af medarbejdere betyder, at medarbejderne tilsammen har et stort og alsidigt netværk, som vi potentielt kan nå ud til med historier om Arla. Derfor bruger vi også de samme principper for brug af sociale medier på tværs af alle funktioner og landegrænser,” siger Birgitte Beisner.
Medarbejdere kan bruge Arla til at eksponere egen faglighed
Det er ikke kun ledelsen selv, der karakteriserer Arlas principper som sund fornuft. Britta Surland arbejder som Application Manager i Arla Foodservice. Hun mener, at principperne svarer til almindelig god adfærd på de sociale medier.
”Det er fint, at ledelsen har udarbejdet principperne for brug af sociale medier. Jeg er i forvejen meget bevidst om, hvilke ting jeg deler. Fra mit synspunkt, er det derfor heller ikke en begrænsning, men snarere et spørgsmål om nogle guidelines, som er gode at have i baghovedet,” siger Britta Surland.
Britta Surland bruger blandt andet de sociale medier til at eksponere sin faglighed. Hun har en stor interesse for madlavning og har tidligere arbejdet i Karolines Køkken. Og her kan hun bruge det at være Arla-medarbejder som et legitimitetsstempel.
”Jeg deler mange madbilleder med produkter og nyheder om Arla. Da jeg arbejdede hos Karolines Køkken var det en del af mit job at være synlig og hjælpe med at inspirere andre. Derfor har jeg været vant til at tænke over, hvordan jeg gerne vil fremstå på sociale medier. Det kommer både min egen person og Arla til gavn,” siger Britta Surland.
Deler viden men indgår ikke i debatter
Britta Surland er ikke aktiv i debatter på sociale medier. Hverken debatter, der relaterer sig til Arla eller private interesser. Begrundelsen er, at diskussioner på sociale medier ofte er på et lavt niveau. Det har Britta Surland ikke lyst til at være en del af.
”I stedet for at indgå i debatter vil jeg hellere hjælpe folk, hvis jeg har en særlig viden. Fx er jeg medlem af en gruppe for professionsbachelorer inden for sundhed og ernæring. Her deler jeg nogle gange links fra Arla eller opskrifter fra Karolines Køkken, hvis der er nogle, der spørger efter specifik viden, som jeg ligger inde med,” siger Britta Surland og fortsætter:
”Jeg har kun et par enkelte gange været i tvivl, om der var noget jeg kunne skrive om Arla, eller om det var en debat, jeg burde blande mig i. I de tilfælde lader jeg være. Det er sund fornuft. Der er ingen grund til at tage chancen, når man kan undgå det.”
Arlas tre gode råd til sociale medier:
- Lad være med at tro, at man kan holde medarbejdende væk fra sociale medier.
- Opstil nemme og enkle principper for, hvordan man agerer som privatperson og som medarbejder på sociale medier.
- Hjælp dine medarbejdere til at kommunikere på vegne af virksomheden, og gør det enkelt for medarbejderne at dele nyheder om virksomheden.
Arlas principper for sociale medier
- Arla har 10 principper for medarbejdernes brug af sociale medier, som kan koges ned til sund fornuft.
- Formålet med principperne er at danne nogle overordnede rammer, som kan hjælpe medarbejderne til, hvordan man kan bruge de sociale medier, når man både repræsenterer Arla og sig selv som privatperson.
- Arlas principper for sociale medier ligger på Arlas intranet og bliver gentaget internt i forskellige sammenhænge.
- Det er lederne, der har ansvaret for at hjælpe medarbejderne med Arlas rammer for sociale medier. Lederne kan spare med deres ledergruppe, og kommunikationsteamet står altid klar til at hjælpe både ledere og medarbejdere, hvis de er i tvivl.
- Arlas medarbejdere er primært på Facebook. Herefter kommer Instagram, LinkedIn og Snapchat. Det er kun en lille del af medarbejderne, der er aktive på Twitter.
