Alt fra det fysiske møde kan ikke flyttes ind i virtuelle rammer, og derfor skubber mange en pukkel af temaer foran sig. Hvordan det vil udspille sig, når det igen bliver muligt at mødes fysisk, er svært at forudsige. Men hvad gør man med de temaer, der ikke kan vente, hvis det virtuelle samarbejde bliver langvarigt? Og hvad er det gode, vi kan tage med tilbage til det, der bliver den normale hverdag? 

Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelseskonsulent & affiliate i BetterMeetings, og Wenche Strømsens, stifter og leder af BetterMeetings

Virtuelle møder er blevet en naturlig del af alles hverdag. På godt og ondt. Godt, fordi det er et ganske effektivt og billigt redskab til at få koordineret her og nu. Ondt, fordi man kan forledes til at tro, at alt fra det fysiske møde kan flyttes ind i det virtuelle rum. Det går galt. 

Møder er det vigtigste redskab til koordinering og samarbejde. Kvaliteten af et møde kan vurderes på kvaliteten af den samtale, der foregår på mødet. Bliver alle sten vendt, sådan at man kan gå ud efter mødet og handle? Eller fik man blot skrabet lidt i overfladen og skabt uklarhed, som fører til bilaterale og ofte uformelle drøftelser og dårlig eksekvering. Det sidste kender vi f.eks. som falsk konsensus, hvor den, der har fremlagt et tema tolker stilhed som tilsagn og dermed tror, at nu er alle enige. Alt det ubevidste, vi gør med vores krop, gestikuleren og grynten har større betydning end mange anerkender, når en samtale forløber. Og den kan ikke genskabes virtuelt.

Det betyder ikke helt så meget på de driftsnære dagligdags beslutninger. Vi kender hver især arbejdsopgaverne og vores rolle i dem. De uklarheder, der opstår, kan ofte klares bilateralt, så alle kan komme videre.

Men de mere overordnede og langsigtede drøftelser, f.eks, om hvordan der skal prioriteres, optimeres og fjernes forhindringer for optimalt samarbejde eller strategiske drøftelser om valg og fravalg kræver en anden slags dialog. Tillid og de små signaler i samtalen tæller. Hvis det ikke er muligt at udskyde disse temaer, til det fysiske møde er muligt, findes der en mellemløsning, som vi betegner som asynkrone møder. Det er en samarbejdsform, hvor deltagerne samarbejder om ét emne uden at være samme sted hverken fysisk eller i tid. Her kombineres skriftligt samarbejde, digitale meningsmålinger og fritekst som en grundlæggende forberedelse før et eller flere virtuelle møder, der skal lede til en beslutning.

Et andet element er, at en god samtale om et emne kræver, at alle der skal deltagere er velforberedte og har haft lejlighed til at gennemtænke emnet alene, før gruppens forskellige holdninger ytres. Dette er veldokumenteret i undersøgelse efter undersøgelse om succesfulde møder. Og netop denne individuelle tænketid har mange steder haft trange kår i en hverdag fyldt med aktivitet, åbne døre og store kontorlandskaber. Vi hører mange glæde sig over, at netop dette er der mere tid til nu, og at effekten på kvaliteten af mødet påvirkes positivt.

Overalt har Corona-krisen haft markant indflydelse på den måde, man samarbejder på arbejdspladsen. Og der samler sig langsomt en pukkel af temaer, som må udskydes, til det igen er muligt at mødes fysisk. Heldigvis kan mange af disse emner vente, og dem, der ikke kan, kan løses med asynkrone møder. Værdien af forberedelse er blevet helt tydelig for mange, og man kan ønske sig, at denne erkendelse får respekt og plads, når puklen skal indhentes. 

Kilde BetterMeetings