Dette er tip #9 i serien “Modige mødevaner – skab energi med dine fysiske møder”.

Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver og affiliate hos BetterMeetings og Wenche Strømsnes, stifter og leder af BetterMeetings A/S

Det er uomtvisteligt, at jo bedre alle mødedeltagere er forberedte, jo bedre bliver selve mødet. Det bliver nemlig lettere at træffe beslutninger, og beslutningerne bliver af højere kvalitet, fordi alle om bordet har haft mulighed for at tage stilling og evt. hente yderligere information inden mødet. Det giver ejerskab og dermed lettere eksekvering.

Det omvendte, hvor beslutninger nok bliver truffet, men under påvirkning af spontane indfald og stemningen i rummet, vil derimod lede til flere møde – formelt eller uformelt – fordi der er behov for at samle de løse ender op eller afklare uklarhed. 

Derfor betaler det sig at investere tid før mødet. Eller sagt på en anden måde: Hvis målet er at spare tid på møder, er midlet at bruge mere tid før mødet! Bedre møder giver færre møder.

En gennemarbejdet dagsorden er en forudsætning for, at mødedeltagere kan forberede sig. Og hvis det er tydeligt, at mødedesigner har gjort sig umage, øger det også sandsynligheden for, at deltageren gør sig umage.

En god tommelfingerregel er, at man skal bruge lige så lang tid på at forberede et møde som selve mødet varer. Og den tid kan lige så godt sættes af i kalenderen med det samme, man accepterer en mødeindkaldelse. Forudsætningen for, at man kan forberede sig, er naturligvis, at der ligger materiale i god tid. 

Her kommer mødedesigneren ind. Et møde er et sted, hvor der foregår en samtale. Uden samtale er mange andre medier meget mere effektive. Nyhedsbreve, Interne videoer eller hvad man nu har tradition for. En dagsorden er en serie af samtaler, og det er mødedesigners opgave at tage stilling til, hvordan disse samtaler skal foregå.

Det gør man ved for hvert punkt på dagsorden at forholde sig til 
1. hvorfor er det vigtigt, at vi drøfter dette punkt?
2. hvad skal der komme ud af drøftelsen?
3. hvordan skal drøftelsen foregå?

Et eksempel fra en dagsorden:
Punkt 4. Hvad har vi lært af COVID 19 om hjemmearbejde?
Vi skal drøfte dette punkt for at sikre, at vi fastholder de gode vaner, som de seneste måneders omstændigheder også har vist os. Målet er, at vi får lavet en liste over vaner, vi skal holde fast i. Dem kan vi arbejde videre med hver især og samle op på et kommende møde. Medbring en liste over, hvad du synes, du har lært. På mødet deler vi først synspunkter to og to og derefter i plenum. Vi sætter 20 minutter af til punktet.

Der er mange andre velafprøvede do’s and don’ts om dagsorden. Dem finder du i artiklerne nedenfor.

Tidligere tip i denne serie:
Modige mødevarer #1: Begynd dit møde med en pause
Modige mødevaner #2: Brug de sidste minutter af mødet til referat
Modige mødevaner #3: Gør en dyd ud af at være konkret
Modige mødevaner #4: Du er også mødeleder mellem møderne
Modige mødevaner #5: Sæt de vanskeligste punkter først på dagsorden
Modige mødevaner #6: Drop “bordet rundt” som fast mødepunkt
Modige mødevaner #7: Skab konflikt i mødet
Modige mødevaner #8: Den gode mødeleder arbejder altid med to roller

Kilde: BetterMeetings