Godt mødefølgerskab kræver civilcourage. Sig nej, hvis du ikke kan levere det forventede med de vilkår, som mødeleder byder dig. Men gør det ordentligt og gør det i tide.
Af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelseskonsulent og Wenche Strømsnes, stifter og leder af BetterMeetings
Der er sjældent, nogen misser sit eget bryllup, en deadline for et stort udbud, kommer for sent til bestyrelsesmødet eller jobsamtalen. Det er til gengæld ikke sjældent, at nogen misser at sende mødedagsorden og bilag ud til tiden.
Vi kan altså godt, når det virkelig gælder. Hvis en ting er vigtig nok, så skal vi nok få den prioriteret. Møderne ER vigtige. Derfor er det både ærgerligt og paradoksalt, at vi gang på gang giver og selv og hinanden dårligere arbejdsbetingelser ved at sende ting ud for sent og for dårligt. Men hvad stiller vi op?
Verdens letteste og dårligste undskyldning er, at indlede et møde med at sige, at fordi materialet kom så sent ud, har jeg ikke nået at forberede mig. Når vi undersøger det hos grupper, vi arbejder med (og os selv!), handler dén tilgang mere om det skær af useriøsitet, der vokser af, at mødeleder ikke selv overholder aftaler. Når mødeleder ikke selv tager mødet alvorligt, hvorfor skulle jeg så ..?
Det er mere fair – hvis vi altså køber præmissen med, at du ikke kan nå at forberede dig ordentligt – at skrive til de øvrige mødedeltagere og sige det, som det er: Jeg havde planlagt at forberede mig dér og dér, men nu må jeg prioritere anderledes. Derfor er jeg ikke forberedt på mødet.
Manglende mødeforberedelse kan også udspringe af, at man ganske simpelt ikke véd, hvad man skal forberede sig på. Hvis et punkt synes stort, vigtigt og forretningskritisk – og baggrunden for forslaget tilsvarende er underbeskrevet – så skriv til mødeleder, at du hverken kan eller vil tage beslutning på så diffust grundlag. Reglen bør være, at hvis ikke alle er godt forberedt, kan vi godt tage en drøftelse. Men selve beslutningen tages først på et senere møde.
Knapt så drastisk er det før mødet at bede den, der ejer punktet, om at præcisere hvilke dele af bilagsmaterialet, der er specielt interessante. Hvilket træ i bilagsjunglen er det, jeg forventes at kravle op i? Og hvilke frugter er det, jeg skal bringe med ned? Når du har stillet de spørgsmål forud for et par møder, vil du uvægerligt nudge dig selv og kollegaerne til pr automatik at give hvert fremtidigt punkt en læsevejledning.
Endelig kan du gøre det til en regel at sende dine spørgsmål til mødeleder eller punktejer i god tid inden mødet. Hvis flere hopper med på den ide, undgår I de ofte uskønne find-fem-fejl-konkurrencer og positionering i form af ”kunsten at stille svar”, der har det med at efterfølge ellers gode præsentationer. Og I ikke alene sparer tid, I får bedre præsentationer og dermed bedre møder.
Gode møder er ikke kun mødeleders ansvar. Det er alles. Det kræver mod at opponere mod dårlige arbejdsbetingelser, at have ”sine meningers mod”, civilcourage. Men gør det. Alt andet er uansvarligt – og dårligt mødefølgerskab.
Kilde: BetterMeetings
