De digitale møder kan GODT bruges til at skabe innovation, fællesskab, få idéerne til at boble eller bygge bro med din personlighed.

Skrevet af Morten Starup, Lab Agent, Co-creation by Innovation Lab

De digitale møder har erstattet de fysiske og vil i fremtiden være en stor del af, hvordan vi fortsat holder møder med hinanden. Men mange af os mangler inspirationen, den gode sparring, nærværet og iderigdommen fra vores kollegaer. Vi mødes over Teams, Zoom, Meet og Skype, men det giver ikke det samme som at mødes i virkelighed. Og det er der en god grund til. Når du snakker til en skærm, ser du kun et lille udsnit af de andres arbejde og liv, og tit bliver det ud fra platformens præmisser.

Det gør, at vi fokuserer på de små ting, vi trods alt kan opfange i de digitale møder fra vores kollegaer eller samarbejdspartnere. Har du f.eks. siddet til et digitalt møde og taget dig selv i at tænke: ‘det var da en spændende baggrund’, ‘sikke noget vildt tøj’ eller ‘wow et livligt kropssprog’ om en af de andre mødedeltagere? Eller måske har der været en sjovt maleri, nogle bøger du ikke forventede, personen havde, et provokerende citat, eller måske tegnede personens datter i baggrunden.

Hvorfor lægger vi mærke til disse ting i vores digitale møder? Det gør vi, fordi vi er nysgerrige, vi får energi af andre spændende mennesker, vi gerne vil stimuleres, vi vil gerne forstå de mennesker, vi møder, og vi vil gerne forstå den situation, vi er i. Og disse er nogle eksempler på de få elementer, som vi er begrænsede til at afkode og opleve i det lille vindue ind til hinandens arbejde og liv i disse digitale møder. Derfor bliver disse elementer ekstra iøjnefaldende.

Spørgsmålet er, om man kan forstørre det vindue og få menneskene og opgaverne mere frem, bringe ens spændende kollegaer bedre i spil, skabe mere inspirerende og afklarende interaktioner gennem skærmen og ændre den mere passive position, som man nemt får i et digitalt møde? Svaret er ja, men det kræver nye spilleregler for jeres møder.

Nye digitale forudsætninger

Vi kan ikke bare overføre praksis og normer fra fysiske til digitale møder. Skærmen giver nogle helt nye rammer og forudsætninger for at være sammen og dermed også for, hvordan et møde bliver spændende og værdifuldt, og hvordan vi kan hjælpe hinanden.

Det er nemlig sværere at forstå hinanden, få den impulsive sparring, de gode grin og de gode idéer frem, når man skal gøre det gennem en skærm. Skærmen gør det sværere at aflæse dét, der foregår imellem os, som man bedre kan aflæse i det fysiske rum. Det gør, at vi i digitale møder ofte:

  • kommer til at tale ind over hinanden.
  • kun siger det mest nødvendige, da vi ikke vil tage for meget taletid.
  • laver mere skarpe rammer for mødet, da vi har brug for klare rammer.
  • kommer til at kede os, da vi ikke bliver ligeså stimuleret af at kigge på en skærm som at se på virkelig mennesker og objekter.
  • kommer til at skrive en mail samtidig med mødet, da man jo alligevel er ved skærmen.
  • glemmer nemmere hinandens udfordringer og behov.

Det handler ifølge Søren Kyllingsbæk på Institut for Psykologi på KU om, at der i et møde sker rigtig mange forskellige processer, som vi hele tiden ubevidst bearbejder, når vi skal forstå dét, der bliver sagt i en samtale. Det er vores måde at gestikulere på, vores mimik, kropsholdning og de mange andre ting, vi gør, når vi taler sammen.

Disse aspekter er meget afskærmet i et digitalt møde. Det gør, at hjernen er mere på overarbejde i forhold til at forstå situationen i digitale møder, da de er sværere at aflæse, og det gør os nemt trætte og uinspirerede. Vi mangler de gode inputs fra kollegerne, det kreative flow og en forståelse af, hvordan man er sammen digitalt.

Vi ender dermed nemt med at arbejde mere i kreative siloer, da kommunikationen, inspirationen, sparringen og samarbejdet er sværere over digitale platforme. Det bliver nemlig sværere at finde ud af, hvornår og hvordan man kan bryde ind med spørgsmål og udfordringer til ens projekter og opgaver i digitale møder. Derfor holder vi dem i stedet for os selv og må sætte vores lid til, at vi selv kan løse dem.

Det uforstyrrede liv på hjemmearbejdspladsen gavner effektiviteten, men innovationskulturen, det tværgående samarbejde, fællesskabet og samskabelsen lider. I en nylig Microsoft-undersøgelse blandt 9000 ledere angav 30 procent færre, at de arbejder i en “innovativ kultur”, sammenlignet med før Corona. Vi låner altså af fremtiden, når vi sidder uforstyrret derhjemme og ikke deler vores udfordringer, inspiration og gode idéer med hinanden.

Vi skal for alt i verden undgå at ende i siloer og miste vores innovative og kreative sans i samarbejdet. Det er nogle af de aspekter, som vi aldrig kan outsource, og det er kompetencer, som vi i Danmark er kendt for at være gode til. Vi skal derfor lede efter nye praksisser og måder at afkode situationen over en skærm.

Jeg har igennem de sidste par måneder dykket ned i, hvordan man gør skærmen til en ny arena med nye rammer og spilleregler. Jeg har indsamlet de bedste erfaringer med digital innovation, samskabelse og socialt liv og sat den gode digitale sparring på formel. Du får derfor her mine fire bedste bud på, hvordan I kommer i gang med at skabe nye digitale møder:

  • Lav med jævne mellemrum check-ins, hvor I bringer jeres opgaver, udfordringer og liv i spil fra starten af mødet. Sæt gerne tid af til hver person, som sikrer, at alle får uafbrudt taletid, og at de andre mødedeltagere får et indblik i den persons situation.

 

  • Bring jeres omgivelser i spil, når I holder digitale møder. Det kan nemlig være svært at finde på svar, perspektiver og idéer, når man bare kigger ind i en skærm. Vores hjerner fungerer bedre, når de bliver stimuleret og inspireret af omgivelserne, og det gør det fortalte mere levende.Bonusinfo: Din hjerne husker også bedre de andres svar, når I gør det på denne måde. Efter et digitalt møde vil du f.eks. tænke: “Mariannes check-in var med en udstoppet fugl i dag, da hun er ved at danne sig overblik over hendes projekt.” Det gør det også nemmere for jer at følge op på Mariannes situation og spørge: “Er du stadig en fugl i dag?”

 

  • Afsæt tid til at finde idéer og løsninger hver for sig og sammen. Hvis en af dine kollegaer savner hjælp til en opgave, kan man hurtigt gå i løsningsmode. Sørg for at stille spørgsmål, så I forstår opgaven og behovet og giv tid til, at hver person kan sidde lidt tid og forholde sig til behovet. Efterfølgende kan I på skift byde ind med jeres inputs. Det gør også rammerne for taletiden skarpere og den introverte og ekstroverte kollega får begge mulighed for shine, da der både er tid til at tænke og tale. Brug igen gerne jeres omgivelser, f.eks. din pude på din kontorstol, til at svare og hjælpe ud fra.

 

  • Tag løbende billeder af hinandens skærmbilleder med f.eks. jeres check-in. På den måde får I en opsamling på jeres nuværende status og jeres svar til hinandens opgaver. Det giver et mere levende referat og udveksling af perspektiver, idéer og refleksioner.

Vi har indsamlet alle disse pointer og erfaringer med digital innovation, samskabelse og socialt liv til en workshop, som vi kalder “Det åbne vindue”. Hvis du er nysgerrig på udfordringerne med digitale møder eller workshoppen, så tag endelig kontakt til mig eller læs mere her.

Med workshoppen får I sparringen og kreativiteten helt frem på jeres aktuelle projekter og udfordringer og får skabt nye spilleregler, der hjælper jer med at fungere godt og innovativt sammen digitalt.

Efter workshoppen giver vi jer en simpel guide til, hvordan I kan bruge formatet fremadrettet, så I løbende kan åbne vinduet til innovationen og sparringen.

Kilde: Innovation Lab.