Meget af arbejdstiden er mange steder ”møde-tid”. Og meget af den ”møde-tid” er sjælden særlig effektiv. Få styr på dit næste møde med 5 gode råd til mødeledelse.
Et møde mellem mennesker er kommunikation, og for at den skal være god, skal den have de rigtige forudsætninger. Et ustruktureret mødeoplæg virker demotiverende på de fremmødte, og gør det vanskeligt for dem at se, hvad de skal bidrage med. Hvorimod en mødeleder med styr på kommunikationen formår at få det bedste og mest relevante frem i alle deltagere.
1) Mødelederens rolle – en balancekunst
Mødelederens rolle er en konstant balance mellem at deltage i mødet på samme vilkår som de øvrige tilstedeværende og samtidig have et øje for processen og mødets udvikling. Inden for kommunikationsteori taler man om en såkaldt gamemaster-rolle i de sprogspil, der foregår i interaktionen mellem to eller flere individer. Gamemasteren skal både formå at være til stede i samtalen og bevare overblikket. Mødelederen skal således sørge for at inddrage introverte personer og begrænse dem, som primært har til formål at høre sig selv tale. Derudover skal mødelederen drive diskussionen frem og kort opsummere efter hvert punkt, hvad der er besluttet, og hvem, der har ansvar for hvad.
2) Deltagerens rolle til møder
’Spild af tid’ er det gode mødes ærkefjende. Følelsen af at spilde tiden modvirker lysten til at bidrage med noget konstruktivt, og helt lavpraktisk er det også dyrebar tid, der går tabt. Det er vigtigt at være velforberedt til mødet – det gælder alle deltagere. Er det relevant, så inddrag deltagerne allerede inden mødet og giv dem opgaver eller oplæg, de skal have klar til mødet. På den måde vil de typisk opleve fornuften i at deltage og tage medansvar for mødets resultat.
3) Få styr på indhold og mål
Indholdet er en anden konkret del, som skal være i orden, for at et møde kan forløbe hensigtsmæssigt og munde ud i brugbare tiltag. Deltagerne skal på forhånd være informeret om mødets baggrund og formål, og de skal være udstyret med en dagsorden. Det kan også være relevant at sætte sig nogle helt overordnede mål og have klare visioner for mødet. Det kan være med til at få deltagerne til at arbejde aktivt mod det fælles mål. Man kan se disse uskrevne retningslinjer som en kontrakt mellem deltagerene, og det kan være med til at give dem en subtil forståelse af, hvordan mødet holdes og om det, de skal nå frem til.
4) Eksperimentér med mødets form
Det kan føre til nye tanker og ideer bevidst at vælge en anden mødeform. Det kan være et stående møde, som tvinger deltagere til at gennemføre det lidt hurtigere end normalt. En anden mulighed er det såkaldte walk-and-talk møde, hvor selve den fysiske bevægelse kan omsættes til nye kreative indspark til en allerede kendt debat. En anden simpel teknik er den negative brainstorm. Tænk over alt det, der er problematisk, og alt det, der gør det hele værre. Vend så problemerne på hovedet, så ulemper bliver til fordele. Man kan også eksperimentere med længden af møder. Begrænsningen kan have en god indvirkning på kreativiteten.
5) Mødetype – få fat i de rette typer
Lige så vigtigt som at have et klart formål med mødet, er det at tydeliggøre, hvilken type møde, man vil holde. Er der tale om et beslutningsmøde, er det vigtigt at have de fagligt stærke folk på området med til at understøtte, at der bliver taget holdbare beslutninger. Er formålet derimod at holde et idegenereringsmøde, er det de kreative kræfter, der skal samles. Der kan også være tale om et videndelingsmøde eller et rent informationsmøde. Alt efter, hvad man vil opnå, er det vigtigt at gøre sig tanker om rammerne for at skabe de optimale forhold.
Kilde: Rhetorica
