Tænk, hvis I kunne nøjes med at gå til halvdelen af de interne møder, I holder i dag! Det er slet ikke urealistisk. Halv-gode møder er nemlig årsagen til mange nye møder. Eller sagt på en anden måde: et møde i middelmådig kvalitet genererer flere møder.
Af BetterMeetings, Wenche Strømsnes
Undersøgelser viser, at op imod halvdelen af de interne møder, der holdes i en organisation, kun er nødvendige fordi kvaliteten af et tidligere møde var for ringe! Og der er kun én vej til bedre kvalitet: Forberedelse.
Det ved alle ledere. Alligevel er det helt normalt, at flere personer omkring et mødebord knapt har fået set på materialet forud for mødet. Fordi vi har så travlt. Det er her – og KUN HER – der skalsættes ind, hvis man vil forbedre mødekultur, få mere handlekraft og spare tid.
Forklaringen er, at hvis en gruppe mødes, uden at den enkelte har taget stilling først, træder nogle veldokumenterede mekanismer igang, som forvrider dialogen og skaber aftaler, som er uklare og svære at handle på.
Vær tydelig som mødeleder
Sæt mødedato i god tid
Jo bedre tid man kan være i, når mødedato fastsættes, jo bedre er det. Helt enkel forretnings-pli vil sikre, at mødet kan gennemføres uden at skulle aflyses, fordi den enkelte kan planlægge efter det kendte møde. Helt fast mødestruktur er det optimale i en travl og impulsiv hverdag
Undgå iøvrigt at aflyse møder, fordi en enkelt deltager ikke kan. Bed i stedet vedkommende melde sit input ind på skrift.
Sæt dato for, hvornår dagsorden med materiale sendes ud
Opfordr dine mødedeltagere til at sætte tid af i kalenderen til forberedelse. Det kan de kun gøre, hvis de ved, hvornår materialet kommer frem.
Eller lær af Jeff Bezos, der er CEO for Amazon. Når han holder møder begynder de altid med study hall på 30 minutter eller mere, hvor alle i stilheden læser materialet.
Gør det let at tilegne sig materialet
Materialet skal sendes i én samlet pakke, og det skal være let at finde ud af, hvad der forventes af modtageren under hvert dagsordenspunkt.
Kilde: BetterMeetings
