Når Covid-19 fortsat afholder os fra at invitere til fysiske arrangementer for kunder og interessenter, må man ty til alternative metoder. Webinaret er et godt bud på, hvordan man kan formidle viden og nå bredt ud, selvom man ikke kan mødes i virkeligheden. Men hvor skal man starte, hvad skal man tage højde for, og hvordan griber man i det hele taget genren an? Her er vores bedste råd fra vores egne erfaringer med webinar-formatet.

Skrevet af Nynne Munk, Projektleder, RelationsPeople

Webinarer har eksisteret længe, og der findes derfor et utal af måder at gribe formatet an på. Med en stadig begrænset hverdag er der dog flere, der begynder at skæve til netop denne kommunikationsform for at skabe værdi og bevare kontakten til kunderne. Vi har allerede givet vores bud på, hvad det kræver at afvikle virtuelle møder og workshops effektivt og engagerende, så nu er det tid til at stille skarpt på webinaret, som vi også selv har kastet os ud i.

  1. Overvej formatets muligheder og begrænsninger

Man kan hurtigt lade sig rive med, når man gerne vil holde sig aktuel og ikke længere kan følge den formular, man plejer. Og selvom webinaret giver mange muligheder, følger der også visse begrænsninger med. Vores egne erfaringer viser, at ikke alle arrangementer kan oversættes til et webinar, i hvert fald ikke 1:1. Fordi webinarer er præget af primært at være envejskommunikation, nytter det derfor ikke at overhælde sine deltagere med store mængder informationer, når de ikke har mulighed for at afbryde med spørgsmål undervejs. I stedet kan man overveje, om emnet skal være fokus på et enkelt værktøj eller en pointe, man gerne vil understrege. Her giver webinaret god mulighed for at zoome ind på særlige aspekter eller detaljer ved det, man gerne vil formidle, og der er samtidig mulighed for at lave en serie webinarer med forskellige vinkler på samme emne.

  1. Husk personen på den anden side af skærmen – også bagefter

Med alle de webinarer, der efterhånden er at vælge mellem, kan man hurtigt blive sorteret fra, hvis ikke man er klar i sin formidling. Lav gerne en brainstorm over, hvem dine modtagere er, så du målretter dit indhold mest muligt. Skal sproget tilpasses? Kan slideshowet gøres mere visuelt? Og hvordan får du dem til at føle sig involveret, selvom du ikke kan se dem? Det kan være en rigtig god ide at skifte mellem forskellige præsentationsformer, så der både er oplæg, slides og måske endda afstemninger undervejs. Ofte klemmer folk lige et webinar ind mellem møder, og man kan derfor hurtigt ryge i glemmebogen, hvis ikke man sørger for at fastholde sine deltageres opmærksomhed. Her er det eksempelvis oplagt at dele sit slideshow eller præsentation efterfølgende og lave en stærk call-to-action.

  1. Vælg din platform og teknik

Lige på det her punkt kan det godt blive lidt af en jungle. Der findes uendelige muligheder, både når det kommer til hardware og software, og det kan være svært at gennemskue, hvilken løsning, der passer bedst til dit behov. Der er heldigvis også allerede skrevet mange artikler med gode bud på netop det emne, så det er et godt sted at starte, hvis man er på helt bar bund. Flere platforme tilbyder desuden gratis prøveperioder på 14 dage, så der er mulighed for at teste de mange features af i ro og mag. Til vores eget webinar faldt valget på Demio, da platformen blandt andet giver mulighed for, at flere administratorer kan styre webinaret undervejs, ligesom der også er en række måder at dele indhold med sine deltagere på. Særligt glade er vi for, at platformen helt automatisk optager webinaret fra start til slut – og ganske kort tid efter har du mulighed for at se og dele optagelsen med deltagerne eller anvende den til egen evaluering.

  1. Er der nogen på chatten?

Det er de færreste virtuelle præsentationer, man kan klare helt alene – i hvert fald ikke, hvis man vil være sikker på ikke at overse noget. Derfor anbefaler vi også, at man er mindst to til at afvikle. Derved kan den ene præsentere og være til stede på skærmen, mens den anden kan håndtere spørgsmål på chatten eller styre teknikken. Netop chatten er særligt vigtig at have stor opmærksomhed på, da de fleste webinarer ikke giver deltagerne mulighed for at slå lyden til og stille spørgsmål. Netop derfor kan man også med fordel lægge et par minutter ind et par gange undervejs, så der er plads til at tage eventuelle spørgsmål løbende. Det viser desuden også nærvær og overskud, som er med til at holde deltagerne opmærksomme.

  1. The devil is in the detail

Sidst men ikke mindst gælder det om at sikre sig, at man har gjort sig så umage som muligt. Lav gerne en lille generalprøve, så alle er klar over deres roller og ansvar. Test lyd og billede af flere omgange, og sørg for en god internetforbindelse, så der ikke er forstyrrelser, der kan få deltagerne til at springe fra. Tænk også gerne over baggrunden i billedet samt højden på kameraet, så der ikke er rodet, og deltagerne bliver mødt i øjenhøjde. Og naturligvis, meld program og tidsplan klart ud fra starten, så deltagerne også får et overblik og ved, at der er gjort plads til spørgsmål undervejs.

Rigtig god fornøjelse!

Kilde: RelationsPeople